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会计档案管理再次修订 专家建议明确保管责任
2015/01/12107

    为适应经济社会发展和会计信息化建设需要,规范会计档案,特别是电子会计档案,提升会计档案管理工作水平,近日,针对目前我国会计档案工作的技术手段、管理方法、管理流程等的新变化,财政部拟对《会计档案管理办法》进行修订,发布了《会计档案管理办法征求意见稿》(以下简称《征求意见稿》),并向社会公开征求意见。

    现行《会计档案管理办法》规定,会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据;《征求意见稿》则定义为,会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。

    对此,业界人士认为,《征求意见稿》对会计档案定义的重新表述,对会计档案的概括更加完善。会计档案是一个单位的重要档案,是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案,可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经法纪,在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。

    那么,《征求意见稿》主要从哪些方面对《会计档案管理办法》进行修订和完善?哪些地方仍需进一步改进?业内专家还有哪些建议和意见?对此,本报记者采访了业界人士。

    背景:无法适应新情况 亟需修订

    本报记者在梳理了相关政策后发现,《会计法》和《会计基础工作规范》都对会计档案管理作出了相关规定。《会计法》第二十三条规定,各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案,妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法,由国务院财政部门会同有关部门制定。第三十七规定,出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。《会计基础工作规范》第四十五条明确,各单位的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料,应当建立档案,妥善保管。会计档案建档要求、保管期限、销毁办法等依据《会计档案管理办法》的规定进行。实行会计电算化的单位,有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。

    由此可见,《会计法》和《会计基础工作规范》只是对会计档案管理作出了一些原则性的规定,但并不细致。为了加强对会计档案的管理,财政部、国家档案局于1984年发布《会计档案管理办法》,对会计档案管理有关内容作出了具体规定,并于1998年对该办法进行了第一次修订。

    现行《会计档案管理办法》实施10多年以来,对于规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务等发挥了积极作用。近年来,随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用,会计档案的范围、内容、承载形式、管理方式、应用程度等均发生了较大的变化,现行管理办法的有关条款已经无法适应新情况和新变化。

    财政部在《征求意见稿》中也提到,目前《会计档案管理办法》无法适应新情况主要表现在以下三个方面:一是随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升,越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递,并形成大量的电子会计档案,需要予以规范。二是随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加,会计档案数量大幅上升,档案管理工作面临着成本效率问题,会计档案的保管形式需要进行变革。三是随着我国会计法律法规的不断完善,以及国家有关档案管理标准的出台或修订,会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定,相应需要进行调整。

    亮点:单位可使用电子会计档案

    此次《征求意见稿》的发布,是《会计档案管理办法》实施以来的第二次修订。现行《会计档案管理办法》第十二条规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。

    而此次《征求意见稿》则规定,单位可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理会计档案。单位内部形成的电子会计资料,同时满足下列条件的,可仅以电子形式归档保存:(一)电子会计资料来源真实有效,由相应的信息系统生成和传输。(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据;能够输出符合归档格式的会计凭证、账簿、报表等会计资料;设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证程序。(三)使用的档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案数据,符合电子数据长期保管要求,并建立了电子会计档案与相应纸质会计档案的索引关系。(四)采取有效措施,防止电子会计档案数据被篡改。(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。(六)不属于永久保存的会计档案。

    对此,财政部表示,在信息化时代,电子档案管理的法律规范和技术手段已经较为成熟,要求同时保存纸质和电子的会计档案意义不大,也大大增加了档案的管理成本。此外,所提的备案要求既有悖于国务院关于转变政府职能、简政放权的精神,也不符合目前实际的做法。为此,《征求意见稿》删除了现行《会计档案管理办法》第十二条的规定,并进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性(对纸质会计档案的替代)。

    除了上述规定外,《征求意见稿》还对电子会计档案的移交、销毁、利用等也提出了有关要求。

    对此,业界人士表示,随着互联网技术的飞速发展,云计算时代的来临,以及会计信息化步伐的不断加快,电子会计资料正逐步取代纸质会计资料,在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用。此次《征求意见稿》首次明确企业可以使用电子会计档案,也是顺应时代特点对电子会计资料的认可。

    针对电子会计档案的推行,也有部分业内人士表示担忧,虽然目前互联网发展迅速,会计电算化、信息化势不可挡,但是随之而来的互联网风险也日益为企业所关注。倘若企业实施电子会计档案管理,则必须对相关风险进行严格控制,以避免相关会计资料的丢失和篡改。

    建议:明确代理记账机构对会计档案的保管责任

    一般来说,大中型企业都建立了严格的会计核算制度和会计档案管理制度,但是对于一些小微企业来说,他们的账务处理一般交由代理记账机构进行处理。

    针对企业委托代理机构记账的会计档案管理,现行《会计档案管理制度》并未对此进行相关规定,而《征求意见稿》第二十六条规定,单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的保管要求及相应责任。

    对此,资深注册会计师、南通市注册会计师协会副秘书长刘志耕在接受《财会信报》记者采访时表示,近年来,我国会计服务外包发展迅速,特别是在很多中小企业,代理记账的情况较多,委托双方出现的问题、矛盾、纠纷也较多,所以,《征求意见稿》第二十六条仅简单规定在签订的书面委托合同中,明确会计档案的保管要求及相应责任还不能满足代理记账对档案管理的需要。

    “我认为,首先应该明确受托代理记账机构对于会计档案的管理、保护和利用同样应该遵循《会计档案管理办法》的总体原则和具体要求,这是前提,但是由于代理记账机构终究与单位内部的会计机构不同,所以,《征求意见稿》还应该具体明确双方对代理记账所完成档案的确认、查阅、借出、保管、保护等各个具体事项的要求,或作出原则性规定,不能仅是简单要求‘明确会计档案的保管要求及相应责任’。”刘志耕说。

    刘志耕认为,《征求意见稿》第五条规定的其他会计资料包括:银行存款余额调节表,银行对账单,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,会计档案销毁鉴定意见书,其他具有保存价值的会计资料。尽管列示的内容已比较详尽,但类似性质的包括与外单位核对往来账或委托保管资产的询证函回函、档案使用记录及委托中介机构代理记账的相关书面文件、记录等,也应该补充进去。

    《征求意见稿》第十三条规定:“会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为5年、10年、15年、25年四类。”刘志耕表示,此规定并未对什么是永久档案和定期档案分别作出定义,既没有说明对永久和定期两类档案究竟应该如何区别,也没有明确保管期限分别为5年、10年、15年、25年四类年限所保管档案的不同类别或性质。对此,应进行明确。

    “除此之外,还应考虑明确有权对会计档案进行查阅的外单位范围、权限及查阅手续,如果这方面的规定不明确,将很可能出现一些单位不能认真配合有关权力机关查阅会计档案的情况。”刘志耕说。

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